Automatización, integración y ecommerce
Integración de WooCommerce con ERP para pagos en línea de UCI
En Y2K Webs desarrollamos una integración personalizada para la Universidad para la Cooperación Internacional (UCI), conectando su plataforma existente de pagos en línea basada en WordPress y WooCommerce con el ERP institucional Ceiba.
El objetivo del proyecto fue permitir que los estudiantes pudieran consultar y pagar sus cuentas pendientes directamente desde su área privada, utilizando el flujo habitual de WooCommerce y las pasarelas de pago ya configuradas por la institución.
El reto
UCI ya contaba con una plataforma de pagos en línea sobre WooCommerce, pero necesitaba integrarla con su ERP académico-financiero para que los estudiantes pudieran ver sus cuentas reales por pagar, seleccionar una deuda específica y abonarla con tarjeta en la moneda correspondiente.
El reto principal consistía en lograr que WooCommerce no funcionara únicamente como una tienda tradicional, sino como una interfaz de pago conectada al ERP, respetando el flujo financiero de la institución.
La solución implementada
Desarrollamos una nueva sección personalizada dentro de “Mi cuenta” de WooCommerce llamada “Cuentas por Pagar”. Desde allí, cada estudiante puede consultar en tiempo real las cuentas pendientes registradas en el ERP.
- Consulta automática de cuentas pendientes del estudiante desde el ERP institucional.
- Tabla personalizada con documentos, fechas de vencimiento, facturas, descripción, carrera asociada, monto original y saldo pendiente.
- Botón de pago individual para cada cuenta.
- Creación dinámica de un producto/pago en WooCommerce usando el monto y moneda de la cuenta seleccionada.
- Redirección al checkout nativo de WooCommerce.
- Compatibilidad con múltiples monedas mediante WPML Multicurrency.
- Selección automática de la pasarela correspondiente según moneda: USD o CRC.
- Registro automático del abono exitoso en el ERP cuando la orden pasa a estado pagado.
- Trazabilidad dentro del pedido de WooCommerce mediante metadatos y notas administrativas.
Resultados
La integración fue probada exitosamente en ambiente de producción con pagos reales de prueba en ambas monedas: pago en USD y pago en CRC. Cada moneda fue procesada con su respectiva pasarela de pago y el abono fue registrado correctamente en el ERP.
Con esto, UCI cuenta ahora con una plataforma de pagos conectada a su ERP, que reduce procesos manuales, mejora la experiencia del estudiante y facilita la trazabilidad administrativa de cada transacción.
Beneficios para UCI
- Experiencia de pago más clara y directa para los estudiantes.
- Reducción de conciliaciones manuales.
- Integración entre WooCommerce y el ERP institucional.
- Soporte para pagos en dólares y colones.
- Uso del checkout nativo de WooCommerce.
- Registro automático de abonos exitosos en el ERP.
- Mayor control y trazabilidad para el equipo administrativo.
Tecnología utilizada
- WordPress
- WooCommerce
- WPML Multicurrency
- API REST personalizada en WordPress
- Integración con ERP institucional
- Pasarelas de pago para USD y CRC
- Desarrollo PHP personalizado
Este proyecto demuestra cómo una plataforma WooCommerce puede evolucionar más allá de una tienda online tradicional y convertirse en una solución institucional de pagos conectada a sistemas internos críticos.